Améliorer l'efficacité du codage en Colombie-Britannique
Aperçu du Lower Mainland Consolidation
Le programme de gestion de l'information sur la santé (GIS) de la Colombie-Britannique est un service consolidé du Lower Mainland (LMC) qui soutient Providence Health Care, la Provincial Health Services Authority, Fraser Health et Vancouver Coastal Health.
Chaque année, cette équipe traite plus de 250 000 visites de soins actifs, 300 000 visites de chirurgie d'un jour et 1,1 million de visites aux urgences.
Le défi : Créer un flux de travail plus efficace pour les codeurs
Malgré cette infrastructure robuste, l'équipe de GIS était confrontée à des défis très similaires à ceux d'autres équipes de codage à travers le pays. La pénurie de codeurs et les délais de soumission serrés ont mis l'équipe sous pression, tandis que le manque de documentation normalisée, la saisie manuelle des informations des patients sujette aux erreurs et la nécessité de naviguer entre plusieurs systèmes ont causé des retards et de la frustration. Le processus de qualité des données peut être exigeant en main-d'œuvre, et la résolution rétroactive des erreurs entraînait un travail fastidieux. Par conséquent, les données codées étaient souvent soumises avec un retard de 30 à 60 jours, reflétant les défis liés à la gestion de volumes de patients croissants et à l'élargissement des exigences de soumission.
La solution : Tirer parti de la technologie de codage assisté par ordinateur (CAO)
Le parcours vers une solution de CAO a débuté à l'automne 2019. L'équipe, dirigée par Monique Rasmussen, directrice régionale du codage et de l'informatique, a lancé une demande de renseignements environnementale, définissant soigneusement son approche et sa portée, et a commencé à collaborer avec Solventum, anciennement 3M Health Care, pour comprendre les capacités des produits disponibles. Une structure de gouvernance complète et un comité de demande de propositions (DP) ont été établis, et une analyse de rentabilisation a été élaborée.
Parmi ses nombreuses fonctionnalités, Solventum 360 Encompass offre :
Le résultat : une efficacité de codage accrue
Sondages sur la satisfaction des utilisateurs :
Après la mise en service de Solventum 360 Encompass, la satisfaction des utilisateurs a été évaluée au moyen de sondages afin de recueillir des commentaires sur la facilité d'utilisation, la productivité, les ajustements du flux de travail et l'utilité des fonctionnalités, stratifiés selon l'expérience en codage et la durée d'utilisation du système :
Taux de satisfaction global de 84 %
Très utile pour les dossiers de médecine interne et les longs séjours hospitaliers impliquant de multiples interventions, car il permet de faire ressortir rapidement les informations clés et réduit le besoin de recherche manuelle
La capacité à mettre en évidence les détails clés dans les rapports opératoires a facilité l'extraction des interventions
Pour évaluer l'efficacité du nouveau système, l'équipe de gestion de l'information sur la santé (GIS) du LMC a élaboré un cadre d'évaluation rigoureux fondé sur le modèle d'évaluation des avantages d'Inforoute Santé Canada.
1. Vitesse et volume de codage :
Mesurés à l'aide de l'indicateur de charge de travail de codage et d'informatique et du tableau de bord du coordonnateur du codage.
2. Satisfaction des utilisateurs :
Évalué au moyen de sondages distribués aux sites utilisant Solventum 360 Encompass depuis au moins deux mois.
3. Spécificité, exactitude, exhaustivité et productivité du codage :
Évalué par un exercice de codage clinique contrôlé, comparant le rendement avec et sans codage assisté par ordinateur (CAO).
Pour évaluer davantage la qualité des données et la productivité, un ensemble unique de cas a été recodé deux fois dans des environnements contrôlés : une fois avec le CAO dans un environnement de production et une fois sans CAO dans un environnement de simulation. Un spécialiste de la qualité des données a ensuite examiné les dossiers pour déterminer le type de divergence. Les résultats ont été probants : le temps de codage moyen par dossier sans CAO était de 16,86 minutes, comparativement à 11,48 minutes avec le CAO, ce qui représente une augmentation de 47 % de l'efficacité du codage dans l'environnement de test contrôlé.